ERP dan Bidang Manufaktur

Enterprise Resource Planning. I Putu Agus Eka Pratama, ST MT. Jurusan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Udayana. 

Sekilas tentang ERP (Enterprise Resource Planning) adalah suatu proses perencanaan yang terintegrasi dalam suatu organisasi, yang bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Bidang manufaktur merupakan salah satu bidang yang menerapkan penggunaan sejumlah alat dan media yang memiliki fungsi utama sebagai pengolah bahan mentah menjadi barang setengah jadi ataupun barang jadi yang kemudian akan didistribusikan ke distributor dan konsuman akhir. Alat dan media tersebut juga dapat membantuk untuk menjalankan dua atau lebih proses dengan melakukan integrasi terhadap komponen-komponen produk. Maka dari itu ERP akan sangat membantu mewujudkan dan melancarkan pekerjaan dari setiap unit-unit agar dapat mencapai tujuan perusahaan.

ERP yang diterapkan pada industri manufaktur terdiri atas modul-modul penting.  Modul-modul ini memiliki keterhubungan satu dengan yang lain (saling berintegrasi). Terdapat 10 modul ERP pada industri manufaktur, yaitu:

1). Tooling berhubungan dengan inventory dan capacity. Tooling merupakan modul yang mengatur penggunaan alat (tool) dan berfungsi kedatangan bahan mentah tepat waktu.

2.) Engineering Change Control adalah sebuah modul yang mendefinisikan otorisasi untuk penerapan engineering mulai dari petinggi perusahaan sampai pada konsumen akhir dari produk ataupun jasa.

3). Serialization adalah modul yang mengatur pemilihan material dan serialisasi atas komponen yang dibuat menggunakan material tersebut.

4). Configuration Management digunakan untuk mempersingkat waktu review engineering melalui penyediaan knowledge base

5). Engineering Data Management adalah modul yang berfungsi untuk mempercepat manajemen dan pengiriman data.

6). Just in Time berfungsi membantu bagian produksi untuk melakukan transisi jadwal produksi berdasarkan permintaan. Modul ini berkaitan dengan penambahan jumlah produk yang akan dipasarkan apabila produk tersebut mendapat sambutan baik dari konsumen. Penambahan jumlah ini akan mempengaruhi penambahan biaya, waktu, dan tenaga yang harus dipertimbangkan. Dengan adanya modul ini maka akan mempermudah dalam hal perhitungan biaya, waktu, dan tenaga perusahaan.

7). Quality Management adalah modul yang berfungsi untuk membantu benchmarking (perbandingan) kualitas produk. Modul ini biasanya membandingkan produk yang akan dipasarkan dengan produk competitor ataupun dengan produk sebelumnya (berinovasi) menyangkut fitur, penilaian daru konsumen serta harga.

8). Material and Capacity Planning berfungsi membantu perencanaan ketersediaan bahan mentah dengan kebutuhan pembeli dan jumlah barang yang harus diproduksi.

9). Point of Sale merupakan modul yang memegang tanggung jawab terhadap pembelian barang langsung oleh konsumen (kasir/ proses tatap muka).

10). Keuangan dan Akutansi merupakan modul yang berfungsi atas pengelolaan keuangan, transaksi, pembuatan buku besar, sampai pada pembuatan anggara belanja dalam per periode. 

Selain modul-modul ERP yang menjadi penunjang keberhasilan suatu industri manufaktur. Terdapat beberapa mekanisme kerja ERP yang perlu diperhatikan, yaitu:

1.      Peramalan (Forecasting)

         Peramalan (forecasting) merupakan perkiraan yang berbasiskan data mengenai penjualan dan penggunaan produk. Peramalan ini dilakukan agar memperoleh kesimpulan atau keputusan mengenai jumlah dan kelayakan produk yang dibuat. Peramalan juga menggambarkan permintaan yang akan datang berdasarkan pada beberapa variable. Dalam mekanisme peramalan, akan diterima informasi dari perencanaan bisnis dan analisis penjualan, kemudian memberikan informasi kepada perencanaan produksi dan perencanaan keuangan. Mekanisme peramalan harus mengikuti perencanaan bisnis dan proses bisnis yang ada didalam perusahaan tersebut.

2.     Manufacturing Resource Planning

    Manufacturing Resource Planning (MRP) atau perencanaan sumber daya manufaktur merupakan inti dari ERP pada industri manufaktur. MRP menerima informasi dari peramalan (forecasting), input pesanan (order entry), rekayasa (engineering), dan plant & equipment maintenance. MRP juga bertanggung jawab untuk memberikan informasi mengenai hutang (accounts payable), piutang (accounts receivable), pengiriman (shipping), perencanaan bisnis, dan fungsi-fungsi lain dari perusahaan. Jadi,dapat disimpulkan bahwa ukuran – ukuran kinerja dari MRP dan diimbangi denganukuran – ukuran kinerja ERP dapat digunakan dalam aktivitas perencanaan bisnis pada perusahaan manufaktur.

3.   Akuntansi dan Keuangan

      Akuntansi dan keuangan dalam industri manufaktur akan menangani fungsi seperti payroll, product costing, hutang (accounts payable), piutang (accounts receivable), harta tetap (fixed assets), dan general ledger, yang berperan penting dalam perencanaan keuangan guna mendukung sistem ERP. Pada mekanisme akuntansi dan keuangan juga terdapat perencanaan kebutuhan tooling (alat-alat pembantu) untuk produksi yang merupakan komponen dari sistem ERP. ERP akan memberikan informasi berupa time–phased Net Tooling Requirements reporting, yang serupa dengan materials requirements reporting. Komponen tooling dari ERP menerima informasi dari MPS, manajemen persediaan, dan harta tetap, yang selanjutnya memberikan informasi kepada production scheduling, pembelian, dan general ledger.

4.  Engineering

   Engineering merupakan mekanisme yang memegang peran penting pada ERP industri manufaktur. Informasi terkait engineering disimpan melalui bills of material (BOM) dan routing. Informasi yang disimpan kemudian diserahkan kepada bagian pembelian dan product costing. Engineering pada ERP dikendalikan oleh  Engineering Change Notice (ECN) number, date, dan product serial number (hardware dan software).

Pengimplementasian ERP dalam industri manufaktur perlu memperhatikan beberapa hal. Mulai dari berangkat dari proses bisnis existing yang bersifat best practice. ERP pada penerapannya sangat mengutamakan integrasi mulai dari sistem, data, sampai pada middleware yang digunakan untuk pendistribusian data. Penerapan ERP dalam perusahaan dapat berupa software atau sistem (kombinasi antara software dan hardware). ERP dapat diterapkan kapan saja dan oleh industry apa saja. Hal ini karena ERP bukan merupakan sebuah produk melainkan sebuah proses. Oleh karena itu ERP perlu diterapkan ada industri yang memiliki proses bisnis yang jelas.

ERP dapat diterapkan pada industri manufaktur apapun mulai skala kecil, menengah, sampai pada perusahaan yang memiliki skala besar dengan sejumlah cabang di tempat lain. Hal enting yang harus diperhatikan adalah adanya kejelasan proses bisnis, pemetaan kebutuhan industri dan perusahaan terhadap ERP, serta kepastian integrasi (sistem, data, middleware). Selain itu diperlukan SDM yang professional dibidang ERP, karena sejatinya lebih mudah menemukan software ERP dibandingkan SDM ERP yang handal.